Предприятия, работающие с подконтрольной продукцией во ФГИС «Меркурий», регулярно сталкиваются с необходимостью актуализировать сведения о выпускаемой продукции.
Один из практических вопросов возникает, когда меняется не сама продукция, а документ, по которому она производится: например, вместо ранее указанного ГОСТ начинает применяться техническое условие (ТУ).
В такой ситуации важно не просто заменить название документа в учетной системе, а проверить, как изменение должно отражаться в карточке продукции и как оно связано с уже оформленными ветеринарными сопроводительными документами.
Нужно ли создавать новую позицию во ФГИС «Меркурий»
Если у предприятия изменился нормативный документ, прежде всего необходимо определить, остается ли продукция той же самой с точки зрения сведений, используемых во ФГИС «Меркурий».
Сам факт перехода с ГОСТ на ТУ не означает автоматически, что во всех случаях необходимо удалить старую позицию и зарегистрировать новую. Порядок действий зависит от того, какие именно характеристики продукции меняются и как соответствующая запись заведена в справочнике.
Если меняется только документ, определяющий требования к выпуску продукции, а наименование, вид продукции, характеристики и прочие сведения остаются прежними, сначала следует проверить возможность корректировки существующей записи в используемом интерфейсе.
При этом не стоит самостоятельно удалять действующую позицию только из-за смены ГОСТ на ТУ. Особенно важно учитывать, используется ли эта запись в текущих операциях, связанных с оформлением и гашением эВСД.
Почему важно учитывать историю операций
Справочник продукции используется предприятием не изолированно. С его элементами могут быть связаны производственные операции, перемещения, реализации и ветеринарные сопроводительные документы. Поэтому изменение нормативного документа необходимо рассматривать не только как техническое редактирование справочника, но и как изменение учетных данных предприятия.
Перед корректировкой рекомендуется проверить:
какой нормативный документ указан в действующей карточке;
какой документ должен применяться с определенной даты;
изменилось ли только обозначение документа или одновременно изменились характеристики продукции;
есть ли уже оформленные эВСД с использованием старой позиции;
используется ли позиция в производственных операциях;
как новая информация должна передаваться из учетной системы в ФГИС «Меркурий».
Если одновременно изменились характеристики продукции, технология производства или иные значимые сведения, ситуация уже не сводится к простой замене текста «ГОСТ» на «ТУ».
Что делать предприятию при переходе на ТУ
Для бизнеса безопаснее выстроить процедуру в несколько этапов.
Первый этап — проверить нормативную базу.
Нужно установить, действительно ли прежний ГОСТ перестал применяться для конкретной продукции и с какой даты предприятие работает по ТУ. Сам документ ТУ должен быть корректно идентифицирован в учетной документации организации.
Второй этап — проверить карточку продукции.
Необходимо сопоставить действующую позицию с фактическими данными о продукции. Если изменился исключительно нормативный документ, не следует без необходимости создавать дублирующие карточки.
Третий этап — проверить связанные операции.
Перед удалением или заменой записи важно убедиться, что она не используется в незавершенных операциях и текущем документообороте.
Четвертый этап — синхронизировать изменения с учетной системой.
Если предприятие работает через 1С или другую учетную систему, изменения должны быть согласованы между внутренним справочником и данными, передаваемыми в ФГИС «Меркурий».
Пятый этап — проверить результат.
После изменения необходимо убедиться, что новая информация корректно используется при оформлении производственных операций и эВСД.
Почему удаление старой позиции не всегда является оптимальным решением
Для предприятия с небольшим количеством продукции ручная корректировка справочников может показаться простой задачей. Но при большом ассортименте ситуация меняется.
Представим производство, в котором десятки или сотни позиций связаны с разными нормативными документами. Если организация переходит на новые ТУ сразу по нескольким группам продукции, ручное редактирование каждой позиции увеличивает вероятность ошибок.
Еще сложнее ситуация, когда сведения одновременно должны быть актуализированы в 1С и во ФГИС «Меркурий».
В результате одна ошибка в справочнике может привести к необходимости дополнительно проверять последующие операции и документы.
Как автоматизация АСП помогает при работе с ФГИС «Меркурий»
Для предприятий, которым необходимо регулярно обмениваться данными между учетной системой и ФГИС «Меркурий», такую работу можно автоматизировать с помощью АСП.Шлюз (Меркурий).
Модуль предназначен для интеграции учетных систем предприятия, включая 1С и другие системы, с ФГИС «Меркурий». Автоматизация позволяет организовать обмен данными и сократить количество ручных операций сотрудников.
При изменении справочных данных предприятие может выстроить процесс так, чтобы актуальная информация сначала корректировалась в учетной системе, а затем использовалась в автоматизированном обмене с ФГИС «Меркурий» в соответствии с настроенным процессом.
Это особенно актуально для компаний, у которых:
большой ассортимент продукции;
несколько производственных площадок;
значительный объем операций в «Меркурии»;
большое количество эВСД;
несколько сотрудников работают с ветеринарным документооборотом;
необходимо синхронизировать данные 1С и ФГИС «Меркурий».
Отдельное преимущество автоматизации заключается в сокращении ручного ввода. Сотруднику не приходится переносить одни и те же сведения между несколькими информационными системами.
Что важно проверить перед изменением справочника
Если ГОСТ заменяется на ТУ, предприятию стоит использовать небольшой контрольный список:
Уточнить дату, с которой применяется новый документ.
Проверить точное обозначение и наименование ТУ.
Сопоставить старую и новую карточки продукции.
Определить, меняются ли только сведения о нормативном документе или другие характеристики продукции.
Проверить наличие незавершенных операций и документов.
Проверить настройки обмена между 1С и ФГИС «Меркурий».
После изменения выполнить контрольную проверку передачи данных.
Главный принцип — не удалять действующую позицию в справочнике автоматически только потому, что ГОСТ заменен на ТУ. Сначала необходимо определить, является ли изменение исключительно заменой нормативного документа или фактически формирует новую учетную позицию продукции.
При отсутствии однозначной инструкции для конкретного сценария со стороны ФГИС «Меркурий» правильный порядок действий следует уточнять по актуальной документации ВетИС и через официальные каналы поддержки системы.
Для бизнеса это особенно важно: корректность справочников напрямую связана с дальнейшим оформлением ветеринарных документов, а ошибки в исходных данных могут увеличивать объем ручной работы бухгалтеров, операторов и сотрудников производства.
Официальный портал ФГИС «Меркурий» Россельхознадзора; справочные и технические материалы ВетИС; документация ВетИС.API; материалы об автоматизации обмена данных с ФГИС «Меркурий» с использованием АСП.Шлюз (Меркурий)
