Несвоевременное гашение электронных ветеринарных сопроводительных документов (эВСД) остается одной из практических проблем для предприятий и индивидуальных предпринимателей, работающих с подконтрольной продукцией.
фото сделано с помощью ии
Показательный пример — ситуация с ИП Мажириной О.Р. По результатам анализа данных в компоненте ФГИС «Меркурий» было установлено, что с 2024 года по сентябрь 2026 года предпринимателем не погашено более 18,2 тыс. эВСД.
Для бизнеса такой объем документов показывает, насколько сложно поддерживать порядок в ветеринарном документообороте исключительно за счет ручной работы.
Гашение эВСД — обязательная часть работы с подконтрольной продукцией
Гашение входящего транспортного ВСД подтверждает приемку подконтрольного товара в месте назначения и является частью системы его прослеживаемости.
Согласно пункту 22 приложения № 2 к приказу Минсельхоза России от 13 декабря 2022 года № 862, транспортный ВСД должен быть погашен в течение 24 часов после доставки транспортной партии подконтрольного товара. При отказе от приемки либо частичной приемке предусмотрены отдельные правила: в соответствующих случаях гашение производится незамедлительно после окончания процедуры приемки.
Таким образом, задача бизнеса заключается не просто в том, чтобы периодически очищать список накопившихся документов. Необходимо организовать процесс так, чтобы поступающие эВСД обрабатывались в установленный срок.
Почему документы накапливаются
На практике причины могут быть связаны не с отсутствием необходимости гашения, а с организацией самого процесса.
Например, сотруднику приходится:
регулярно заходить во ФГИС «Меркурий»;
находить поступившие ВСД;
сопоставлять документы с фактическими поставками;
проверять количество и номенклатуру;
выполнять гашение;
контролировать документы, которые остались необработанными.
При небольшом количестве поставок такой процесс может выполняться вручную. Но при сотнях и тысячах документов проблема масштабируется вместе с объемом товарооборота.
Особенно сложно работать с накопившимся архивом: даже если сотрудник начнет обрабатывать ВСД ежедневно, одновременно приходится разбирать текущие поступления и устранять уже образовавшийся остаток.
Пакетное гашение помогает обработать накопившиеся ВСД
Для предприятий, у которых сформировался большой массив непогашенных документов, актуальным становится автоматизация.
АСП.Шлюз (Меркурий) — ит-решение для интеграции, обмена данными, синхронизации и передачи информации между любой учетной системой предприятия и ФГИС «Меркурий».
Одной из практических возможностей модуля АСП является автоматизация работы с ВСД, включая пакетное гашение документов. Это особенно важно в ситуации, когда в системе уже накопилась большая очередь. Вместо последовательной ручной обработки каждого документа можно организовать обработку массива эВСД в рамках автоматизированного процесса.
Пакетное гашение позволяет решать сразу две задачи: сокращать объем ручной работы и приводить накопившиеся документы в порядок.
При этом автоматизация не отменяет необходимость контроля фактической приемки продукции. Перед гашением должны быть проверены сведения, которые имеют значение для корректного отражения операции в ветеринарной информационной системе.
Автоматическое гашение можно встроить в регулярную работу
Для бизнеса важна не только возможность разово обработать накопившиеся документы, но и предотвратить повторное формирование очереди.
В АСП.Шлюз (Меркурий) автоматизация может быть организована через регламентное задание. Это позволяет выполнять предусмотренные операции без постоянного ручного запуска сотрудником.
В результате гашение становится частью регулярного обмена между учетной системой и ФГИС «Меркурий», а не отдельной задачей, которую работнику приходится вспоминать после каждой поставки.
Такой подход особенно актуален для компаний с большим количеством входящих документов, несколькими площадками и регулярными поставками подконтрольной продукции.
Что получает предприятие от автоматизации
Использование интеграционного решения позволяет перенести значительную часть рутинных операций из интерфейса ФГИС «Меркурий» в автоматизированный процесс.
Для бизнеса это означает:
Снижение ручной нагрузки. Сотрудникам не приходится постоянно выполнять однотипные операции с большим количеством документов.
Работу с большими объемами. Пакетная обработка подходит для ситуаций, когда в системе уже накопилась значительная очередь эВСД.
Синхронизацию с учетной системой. Информация о необходимых операциях может передаваться между учетной системой предприятия и ФГИС «Меркурий».
Регулярное выполнение операций. Регламентные задания позволяют автоматизировать повторяющиеся процессы.
Снижение риска накопления новых ВСД. Чем меньше операций зависит от ручного контроля, тем проще выстроить стабильный процесс обработки входящих документов.
Автоматизация особенно важна для малого и среднего бизнеса
Проблема накопившихся ВСД не является исключительно вопросом крупных предприятий. Большой объем документов может сформироваться и у индивидуального предпринимателя, если бизнес регулярно получает подконтрольную продукцию.
Случай с более чем 18,2 тыс. непогашенных эВСД показывает масштаб, которого может достичь очередь документов при длительном отсутствии своевременной обработки. Поэтому при выборе способа работы с ФГИС «Меркурий» бизнесу имеет смысл оценивать не только количество сотрудников и текущий объем операций, но и перспективу роста поставок.
Если процесс строится исключительно на ручной обработке, увеличение количества поставок автоматически увеличивает нагрузку на сотрудников. Интеграция с учетной системой позволяет выстроить процесс иначе — с автоматизированным обменом данными и регламентной обработкой операций.
АСП.Шлюз (Меркурий): от текущих ВСД до накопленного массива документов
АСП.Шлюз (Меркурий) можно использовать не только для автоматизации текущего документооборота, но и для решения проблемы уже накопившихся эВСД.
Работа с предприятием может включать демонстрацию возможностей интеграции, анализ действующего документооборота и учетной системы, согласование схемы автоматизации, настройку обмена с ФГИС «Меркурий», тестирование и запуск решения.
Для компании это позволяет адаптировать автоматизацию под существующий порядок работы, а не выстраивать процесс с нуля.
В результате задача гашения ВСД становится частью единого цифрового процесса: данные поступают из учетной системы, необходимые операции выполняются автоматически, а сотрудники получают возможность сосредоточиться на контроле исключений и нестандартных ситуаций.
Что важно сделать бизнесу уже сейчас
Если в организации есть непогашенные эВСД, не стоит откладывать их обработку до момента очередной проверки. В первую очередь необходимо оценить объем накопившихся документов, установить причины их образования и определить, какие операции можно автоматизировать.
Для предприятий с большим количеством ВСД целесообразно рассматривать не только ручное устранение текущего накопления непогашенных ВСД, но и автоматизацию дальнейшего процесса.
Пакетное гашение ВСД позволяет обработать накопившийся массив документов, а автоматическое выполнение операций по регламенту — снизить вероятность того, что аналогичная ситуация повторится.
Таким образом, автоматизация работы с ФГИС «Меркурий» становится для бизнеса не просто способом сократить количество ручных действий, а инструментом организации стабильного ветеринарного документооборота и контроля сроков обработки эВСД.
