Переход на поэкземплярный учет меняет подход к работе с маркированной продукцией. Если при объемно-сортовом учете в документах достаточно указать товарную позицию и количество, то при поэкземплярном учете необходимо идентифицировать конкретные единицы товара по кодам маркировки “Честный ЗНАК”.

Для бизнеса это означает, что учет становится детальнее на всех ключевых этапах: при приемке, передаче товара, перемещении, выводе из оборота и других операциях, для которых законодательством предусмотрена передача сведений в систему маркировки “Честный ЗНАК”.

При большом ассортименте и высокой интенсивности операций выполнять такой контроль вручную становится сложно. Поэтому переход на поэкземплярный учет требует не только изменения документооборота, но и автоматизации работы с кодами.

Что такое поэкземплярный учет

Поэкземплярный учет — это формат прослеживаемости, при котором в информационную систему передаются в УПД через ЭДО сведения о конкретном коде маркировки каждой единицы товара.

Код маркировки наносится на товар в виде двумерного кода Data Matrix и используется для идентификации конкретного экземпляра продукции. При передаче товара через УПД указываются соответствующие коды идентификации. Например, при отгрузке 100 единиц одного товара при объемно-сортовом учете в документе отражается товарная позиция и количество — 100 штук.

При поэкземплярном учете система должна получить информацию о конкретных идентификаторах этих 100 единиц. Именно это позволяет «Честному ЗНАКу» отслеживать движение продукции не только по номенклатуре и количеству, но и по конкретным кодам маркировки.

Официальное сообщество «Честного ЗНАКа» определяет поэкземплярный учет как передачу в УПД кодов маркировки отдельных единиц товара либо соответствующих кодов групповой или транспортной упаковки, если такой способ предусмотрен для конкретного товара.

Чем поэкземплярный учет отличается от объемно-сортового

Главное различие — уровень детализации информации.

Объемно-сортовой учет:

• указывается код товара GTIN;
• передается количество продукции;
• конкретные коды отдельных экземпляров в УПД не указываются.

Поэкземплярный учет:

• передаются идентификаторы конкретных единиц продукции;
• в документах указываются соответствующие коды маркировки;
• система получает информацию о движении конкретных экземпляров товара.

Например, при отгрузке 500 бутылок маркированного напитка, сотрудники должны фактически со склада отгрузить именно те коды марок, которые указали в УПД и передали контрагенту в ЭДО. При поэкземплярном учете необходимо сопоставить поступившую продукцию с конкретными кодами маркировки, указанными в передаточных документах. Поэтому основная нагрузка переносится с простого количественного учета на идентификацию и контроль кодов.

Для каких товаров действует поэкземплярный учет

Поэкземплярный учет вводится поэтапно для разных товарных групп.

В 2026 году новые этапы распространяются, в частности, на:

Сроки зависят от конкретной товарной группы и этапа ее маркировки, поэтому бизнесу необходимо ориентироваться не только на дату начала обязательной маркировки, но и отдельно проверять дату начала поэкземплярного учета.

Например, для безалкогольных напитков поэкземплярная прослеживаемость действует с 1 марта 2026 года для продукции, произведенной начиная с этой даты. Товары, произведенные до перехода, продолжают обращаться по правилам объемно-сортового учета в предусмотренных законодательством случаях.

Для бакалейной продукции ситуация другая: с 1 сентября 2026 года вводится объемно-сортовой учет, а переход на поэкземплярный учет первой волны запланирован на 1 декабря 2027 года. Поэтому нельзя автоматически считать, что введение обязательной маркировки для новой категории одновременно означает переход на поэкземплярный учет.

Как поэкземплярный учет реализован в «Честном ЗНАКе»

Производитель или импортер получает коды маркировки, наносит их на продукцию и передает в систему “Честный ЗНАК” сведения о нанесении и вводе товара в оборот.

Далее при передаче товара участнику оборота информация о конкретных кодах отражается в электронном документообороте.

Получатель должен сопоставить фактически поступившую продукцию с данными документа.

Таким образом, стандартная цепочка выглядит так:

нанесение кода → ввод в оборот → отгрузка → приемка → дальнейшее перемещение или реализация → вывод из оборота.

На каждом этапе система должна сохранять корректную связь между товаром и его идентификатором.

Для отдельных товарных групп в документах могут использоваться коды групповой или транспортной упаковки, содержащие сведения о вложенных кодах. Однако это не отменяет самого принципа поэкземплярной прослеживаемости.

Почему ручная работа с кодами становится проблемой

При малом количестве продукции сотрудник может самостоятельно отсканировать необходимые коды. Но при больших объемах количество операций быстро увеличивается. Например, склад ежедневно принимает несколько тысяч единиц маркированного товара. Сотруднику необходимо:

• принять товар;
• считать коды;
• сопоставить их с документами;
• зафиксировать результаты;
• разместить продукцию;
• выполнить перемещение;
• собрать заказ;
• подготовить отгрузку.

При ручной обработке увеличивается время выполнения операций и возрастает вероятность ошибок: пропущенного кода, повторного сканирования, пересортицы или неправильного подбора продукции. Поэтому поэкземплярный учет требует автоматизации не только передачи данных в «Честный ЗНАК», но и физических операций с товаром.

Как автоматизировать поэкземплярный учет с помощью АСП.Маркировки

АСП.Маркировка предназначена для автоматизации работы с системой «Честный ЗНАК» и поддерживает как поэкземплярный, партионный так и объемно-сортовой учет. АСП.Маркировка автоматизирует заказ и печать кодов, их верификацию, а также передачу сведений о нанесении, вводе в оборот, списании и выводе продукции из оборота.

В зависимости от производственного или складского сценария могут использоваться:

• ТСД;
• мобильные устройства;
• 2D-сканеры;
• принтеры этикеток;
• промышленные сканеры;
• камеры технического зрения;
• оборудование производственных линий.

АСП.Маркировка поддерживает несколько вариантов верификации кодов: через мобильный сборщик, обработку печати, управление линиями, ТСД и другие инструменты.

Сотруднику не нужно вручную переписывать или переносить длинные идентификаторы. Код безошибочно считывается оборудованием, а информация используется информационной системой в рамках соответствующей операции.

Как АСП.Склад WMS связывает фактический товар и учетную систему

Эту задачу решает АСП.Склад WMS — система управления складом, предназначенная для автоматизации приемки, размещения, хранения, комплектации и отгрузки продукции.

Рассмотрим приемку.

Из учетной системы в АСП.Склад WMS передается документ приемки (поступления). В нем содержится информация о том, какой товар ожидается на складе, его количестве, а для соответствующей модели учета — необходимые сведения о кодах маркировки или партиях.

Кладовщик принимает фактически поступивший товар и с помощью ТСД или сканера фиксирует его.

При поэкземплярном учете могут сканироваться конкретные коды маркировки.

При партионном учете фиксируются соответствующие партии и их количество — в зависимости от требований, установленных для конкретной товарной группы.

Фактическая информация затем передается обратно в учетную систему.

Получается возможность сравнить:

что указано в документе поставщика → что ожидает принять предприятие → что фактически поступило на склад.

Это позволяет выявить расхождения непосредственно во время приемки.

ТСД как инструмент поэкземплярного учета

Для склада с большим количеством маркированного товара одним из основных рабочих инструментов становится терминал сбора данных. С его помощью сотрудник может выполнять операции непосредственно в месте хранения товара. Вместо бумажного задания он получает на экране конкретную операцию, например:

«Принять товар» → «Ячейка А-12» → «Отсканировать код» → «Подтвердить количество».

После сканирования система фиксирует результат.

АСП.Маркировка предусматривает работу с верификацией кодов через ТСД, а в АСП.Склад WMS реализована мобильная работа с терминалами сбора данных. Это особенно важно для распределительных центров и складов с большим количеством операций за смену.

Контроль ошибок

При поэкземплярном учете ошибка одного кода может повлиять на дальнейшее движение конкретной единицы товара. Поэтому система должна контролировать:

• корректность считанного кода;
• соответствие кода товару;
• наличие кода в учетной системе;
• статус маркировки;
• соответствие фактической продукции заданию;
• результаты приемки и отгрузки.

В АСП.Маркировке предусмотрены различные механизмы верификации, включая сканирование, ТСД, управление производственными линиями и потоковые сканеры. Чем раньше обнаружена ошибка, тем проще исправить ее до передачи товара следующему участнику оборота.

Что дает автоматизация предприятиям

Переход на поэкземплярный учет без автоматизации может привести к существенному росту количества ручных операций. Связка АСП.Маркировка + АСП.Склад WMS позволяет распределить задачи между специализированными системами.

АСП.Маркировка отвечает за работу с маркировкой:

• коды маркировки;
• печать;
• верификацию;
• взаимодействие с «Честным ЗНАКом»;
• операции с маркированной продукцией.

АСП.Склад WMS отвечает за складскую часть:

• приемку;
• размещение;
• перемещение;
• сборку;
• отгрузку;
• работу сотрудников с ТСД.

Для предприятия важно начинать подготовку не с покупки оборудования, а с анализа конкретных товарных групп, действующих для них сроков и текущих бизнес-процессов. Именно после этого можно определить, какие функции целесообразно автоматизировать с помощью АСП.Маркировки и АСП.Склад WMS.

С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова

Источники: официальная база знаний АО АСП, а также материалы «Честного ЗНАКа» об агрегации.