Бумажные экземпляры документов уничтожат через 1 год после введения цифровизации, что значительно облегчит работу всему бизнесу и сэкономит финансы.

Проект, с предложением перевести бумажный документооборот в электронный формат, разработало Министерство экономического развития и отправило на рассмотрение в Правительство РФ.

На сайте Минэкономразвития опубликованы детали проекта с перечислением задач, которые будут решены, благодаря нововведению.

 

 

 

Информация взята с официального сайта Минэкономразвития

 

На данный момент закон предписывает хранение многих документов в бумажном виде. Некоторые бумаги должны храниться до 75 лет. По данным минэкономразвития, затраты одного крупного банка на хранение бумажных документов могут составлять до 2,5 млрд рублей в год. Общие затраты субъектов предпринимательской деятельности на хранение бумажных документов оцениваются в 3,5 трлн рублей в год.

Ведомство предлагает ввести базовое регулирование долговременного хранения документов в электронном виде и дать возможность переводить электронные документы в другие форматы при сохранении их юридической значимости.

Напомню, что ранее мы писали о том, как поставщики продуктов питания просили облегчить электронный документооборот. В частности, «Руспродсоюз» еще весной этого года просил запретить требовать бумажные копии электронных ветеринарных сертификатов системы Россельхознадзора «Меркурий» при приемке товара.

Редакция ASP News выяснила у специалиста ЗАО «АСП» какие основные плюсы при ЭДО, и вот что ответил нам Алексей Бабакин, менеджер по проектам.

Алексей: В ЭДО основные плюсы — это удобство и скорость в передаче документов. То есть не нужно ждать когда дойдет почтовое отправление в реалиях работы почтовых служб и тем более в условиях пандемии, которая не известно насколько затянется. Электронные документы передаются мгновенно и их сразу видят контрагенты и могут оперативно принять решение о подписании тех или иных документов в электронном виде.

Время — это самый дорогой ресурс в наше время, которое экономит ЭДО. Это юридически значимые документы, имеют такую же юридическую силу, как оригинал на бумажном носителе. Можно передавать договора, счета-фактур, акты и др. В налоговой утвержден формат в электронном виде.

Надежность и безопасность. Все документы подписываются электронно-цифровой подписью с использованием криптозащиты и соответственно злоумышленники не смогут получить доступ к этим документам. Доступ имеют только отправитель и получатель.

Стоимость. ЭДО гораздо дешевле, чем бумажный документооборот. К примеру отправка 15 бумажных листов почтой России выйдет весом примерно 100 гр. и стоимостью около 35 рублей за этот комплект документов. Если посчитать стоимость после внедрения ЭДО, то цена отправки этого же комплекта документов будет около 5 рублей.

Также мы понимаем, что полностью избавиться от бумажных ветеринарных сертификатов нельзя потому что бумажный носитель требуют при проверке на постах контроля, при приемке товара и т.д. Поэтому мы с помощью нашего решения ЗАО «АСП» помогаем компаниям перевести бумажные документы в электронный архив и упорядочить хранение сканированных копий документов в финансовом архиве. Здесь полностью процесс автоматизирован. Клиенту не надо искать по стеллажам свои бумаги, т.к. все находится в быстром доступе. Исключены потери документа, также исключен человеческий фактор с работой документов. Все что нужно ввести в поиске номер договора или контрагента и моментально находится документ в электронном виде. Экономия времени до 70%.

-Алексей, многие представители бизнеса говорят о том, что внедрение ЭДО занимает много времени. Так ли это на самом деле?

Алексей: В ЗАО «АСП» мы предлагаем клиентам внедрение электронного документооборота в течение 1 месяца в зависимости от бизнес-процессов организации. В целом внедрение может происходить от 1 до 2-х месяцев.

Повторюсь, что все зависит от специфики бизнеса, как хотят внедрить ЭДО. Допустим, быстрое внедрение, если клиент хочет только программу без интеграции с учетной системой.

-Какая стоимость внедрения ЭДО. В Ассоциации компаний розничной торговли (АКОРТ) считают, что перевод упомянутой документации в электронную форму позволит ускорить работу, но это потребует времени и больших финансовых затрат.

Алексей: Стоимость тарифицируется по количеству передаваемых документов в год. Если, допустим, брать 10 тысяч документов в месяц, то 1 документ выходит до 5 рублей. Вы помните тарифы, например, «Почты России» вот и посмотрите — выгода очевидна по стоимости.

-Куда могут обратиться наши читатели, чтобы задать Вам уточняющие вопросы?

Алексей: Мы работаем по всей России и странам СНГ. Звоните в ЗАО «АСП» +7 (499) 380-83-05, мой добавочный номер 409. Все расскажу и проконсультирую уже детально по определенному предприятию.

На сегодня всё. Спасибо, что читаете новости подготовленные редакцией нашего канала.

Если есть вопросы или хотите, что-то добавить, то пишите в комментариях.

Статья была полезной? Дайте нам знать, поставив класс.

С уважением к Вашему делу, Ника Черемухина